Ivar Stockholm

På Ivar erbjuds mötesrum för alla typer av sammankomster, från intima möten till större konferenser i Kreugersalen med plats för 70 sittande gäster. Beläget i det historiska Tändstickspalatset, mitt i Stockholms affärsdistrikt, skapas en inspirerande miljö där tidlös elegans möter modern funktionalitet.

Utanför mötesrummen väntar en inbjudande lounge, perfekt för kaffepauser, spontana samtal och nätverkande. Här kombineras historia och nutid, och varje möte får en exklusiv inramning i en av stadens mest anrika byggnader.

ALLMÄNNA VILLKOR FÖR EVENT, MÖTEN OCH ANDRA ARRANGEMANG

Ivar tillämpar Visitas allmänna villkor för konferenser, gruppbokningar och övriga arrangemang.

I de fall företagets villkor avviker från Visitas generella villkor avseende bokning, regler vid avbokningar och betalningsvillkor gäller företagets angivna regler enligt detta dokument.

1. DEFINITIONER Ett arrangemang är när lokaler tillhandahållits med eller utan förtäring, t ex för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget.

Med Ivar avses Ivar Stockholm AB, som levererar arrangemanget.

Ett beställningsvärde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.

2. BESTÄLLNING

• Beställning kan ske muntligt eller skriftligt.

Dock ska kund mottaga en skriftlig bekräftelse från Ivar som sedan även åter bekräftas skriftligt av kund.

• Beställaren har tillträde till lokalen under den tid som framgår av boknings bekräftelsen.

Har beställaren särskilda önskemål gällande till exempel säkerhetsarrangemang.

Musik/underhållning skall det framföras redan vid beställningstillfället så att detta tydligt framgår av bekräftelsen.

• Ivar har rätt att flytta beställarens bokade lokal till en mer anpassad lokal, om det antal gäster som beställaren bekräftat avviker

negativt.

• Önskas lokalen/lokalerna att ställas om på en tid som innebär förhöjda kostnader förr Ivar kommer detta att debiteras

• I priset för hyrd lokal ingår viss utrustning, enligt offert.

All övrig teknisk utrustning samt konferenstjänster debiteras enligt gällande prislista eller offert.

• För utställningsverksamhet gäller specifika regler och anvisningar.

Det är beställarens ansvar att informera samt tillse att utställare följer Ivars villkor gällande utställningar.

• Beställaren förbinder sig att följa myndigheternas och/eller Ivars krav.

Att inte belasta hyrda utrymmen med fler besökare eller material än vad utrymningsvägar och säkerhetsföreskrifter medger.

• Beställaren äger rätt att under sitt arrangemang fotografera, filma etc. under förutsättning att det sker,

under den tid beställaren hyrt lokalerna, att syftet är för internt bruk alt. för den egna marknadsföringen.

Ivar har också efter särskild överenskommelse med beställaren rätt att fotografera, samt filma för eget bruk,

samt publicera i sin egen marknadsföring.

• Beställaren äger ej rätt att fotografera i Ivar Stockholms allmänna utrymmen utan överenskommelse med ansvarig projektledare.

Ivar Private Office & Meetings Västra Trädgårdsgatan 15 111 53 Stockholm

3. AVBOKNINGSREGLER Avbeställning sker skriftligen via e-mail.

Ivar Stockholm skall skriftligen bekräfta att avbokningen är mottagen.

När detta är gjort, faktureras den avbokningsavgift som ska tillämpas för avbokningen.

AVBOKNINGSREGLER LOKAL/YTOR

Kreugersalen, Ivars matsal samt vid en sk buy out av flera lokaler eller hela lokalplan.

90 dagar före genomförande 0% av lokalhyran/ ytor debiteras

89-60 dagar före genomförande 75% av lokalhyran/ytor debiteras

59-0 dagar före genomförande 100% av lokalhyran/ytor debiteras

Övriga lokaler Fram till 30 dagar före genomförande 0% av lokalhyran/ytor debiteras

Mindre än 29 dagar före genomförandet 100% av lokalhyran/ytor debiteras

AVBOKNINGSREGLER VID BOKNING AV HELA HUSET

120 dagar före genomförande 0% av lokalhyran/ ytor debiteras

119-91 dagar före genomförande 75% av lokalhyran/ytor debiteras

90-0 dagar före genomförande 100% av lokalhyran/ytor debiteras

AVBOKNINGSREGLER FÖR BESTÄLLD FÖRTÄRING, gäller för både mat och dryck

Fram till 30 dagar före genomförande 0% av beställt värde för förtäring debiteras

29-15 dagar före genomförandet 75% av beställt värde för förtäring debiteras

14-0 dagar före genomförandet 100% av beställt värde för förtäring debiteras

3. JUSTERING AV BOKNING

Justering av bokning sker skriftligen via e-mail. Ivar skall skriftligen bekräfta att justeringen är mottagen.

Debitering vid justering sker enligt nedan.

REGLER FÖR JUSTERING AV FÖRBESTÄLLD FÖRTÄRING, både mat och dryck.

14-8 dagar före genomförandet 10 % av bokat antal kan reduceras kostnadsfritt

7-0 dagar före genomförandet Ingen kostnadsfri reducering är möjlig.

Det antal som inte ryms inom den kostnadsfria reduceringen debiteras enligt avtalat pris.

PÅBOKNINGSREGLER VID ÖKAT ANTAL FÖR FÖRTÄRING

Ökat antal 7 dagar före genomförandet 50% prispåslag av menypriset för det tillagda antalet

Ökat antal mindre än 6 dagar före genomförandet 100% påslag av menypriset för det tillagda antalet

Ökningen kan göras under förutsättning att Ivar har kapacitet och möjlighet att leverera justeringen

4. EXTERNA TJÄNSTER AVBOKNING AV eller JUSTERINGAR

Vid avbokning eller justering av externt inhyrda tjänster och produkter gäller de avbokningsregler som är avtalade med extern part. Ivar Private Office & Meetings Västra Trädgårdsgatan 15 111 53 Stockholm

5. RESERVATION FÖR PRISÄNDRINGAR

Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av prishöjningar hos leverantör, storhelgstillägg för personal, höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är Ivar berättigade att debitera pristillägg som motsvarar kostnadsökningen.

Om Ivar vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som anges ovan, skall Ivar vid bokningstillfället tydligt informera om att prisförändringar kan komma att ske.

Ivar skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

6. MAT OCH DRYCK

Endast mat och dryck tillhandahållet av Ivar är tillåtet för konsumtion.

Dessa regler följer gällande lagstiftning rörande både livsmedel samt alkohol och är avsedda för att garantera kvalitet och god säkerhet för gästerna.

Vid beställning av meny gäller en och samma meny till hela sällskapet.

Ivar Stockholm har en tydlig policy för hantering av specialkost - se stycke 8 i detta avtal.

7. SPECIALKOST

7.1

Ivar har en utvecklad specialkostpolicy, som bifogas med offerten.

Målet med denna är att kunna leverera kvalité och gästsäkerhet med hållbarhet i fokus.

7.2

Som beställare väljer du om du vill låta gästerna på arrangemanget ha möjlighet att helt anpassa sin mat eller om grundnivån skall gälla.

Detta meddelar du när du bekräftar bokningen och då får du även den mall som du ska använda och skicka tillbaka till oss ifylld enligt underlagets struktur.

SPECIALKOST GRUNDNIVÅ Ingår i ordinarie menypris. •

100% växtbaserat (i folkmun veganskt) • Lakto-, ovo-vegetarisk • Medicinsk specialkost (födoämnesallergi) så som gluten, mjölk, m fl (totalt 14 allergener) • Kulturell specialkost (matval utifrån region/kultur) tex fläsk. • Gravidkost

SPECIALKOST EXTRA Följande specialkoster debiteras med +25% av menypriset.

• Allergier utöver 14 allergener (om det krävs)

• Personliga preferenser och livsstilsdieter (tex LCHF, GI, Keto)

• Komplicerade allergier som lök och multiallergier

8. SPECIALKOST

7.3 Specialkost skall meddelas skriftligt 14 dagar innan arrangemanget och ligger till grund för debitering.

Ivars mall för specialkost skall användas, väljer ni ett annat format, debiteras ni 1000 kr exkl. moms.

Ivar Private Office & Meetings Västra Trädgårdsgatan 15 111 53 Stockholm

8. BETALNINGSVILLKOR Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningens och arrangemangets uppkomna kostnader. Betalning skall ske enligt överenskommelse.

Har avtalet träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid inom 15 dagar från fakturadatum.

Detta gäller både vid förskott- samt slutfakturering.

Om betalningsfristen överskrids har Ivar Stockholm AB rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med 8%.

Samtliga priser presenteras exklusive moms.

Moms tillkommer enligt gällande skatteregler.

För mer information se: www.skatteverket.se Ivar Stockholm AB har rätt att göra en kreditupplysning.

I de fall kreditvärdigheten inte uppfyller Ivar Stockholm AB policys gällande kreditvärdighet förbehåller vi oss rätten att begära 100% förskottsbetalning

• Ivar Stockholm AB fakturerar ett förskott motsvarande 50% av offertvärde efter signerad bekräftelse.

• Överskjutande belopp faktureras efter genomfört event.

• Utländska företag förskotts faktureras med 100%, som skall vara reglerad 14 dagar innan genomförande av arrangemanget.

Om detta inte efterföljs, äger Ivar Stockholm AB rätt att avboka arrangemanget utan ersättnings plikt mot arrangör.

9. ANSVAR FÖR EGENDOM

Ivar ansvarar ej för någon form av kundens eller beställarens egendom som förvaras i dess lokaler eller i övriga allmänna utrymmen.

Ivar ansvarar ej heller för om någon leverans har kommit bort, varken till eller ifrån anläggningen.

Om material ska skickas till Ivar ska materialet märkas med bokningens datum, lokal, företagsnamn samt namn på ansvarig.

Material som olovligt lämnas kvar efter genomfört evenemang äger Ivar rätt att kassera och hanteringskostnad kommer då att faktureras dig som kund.

10. BESTÄLLARENS ANSVAR FÖR SKADA

Beställaren är ansvarig för skada som denne själv eller deltagare i arrangemanget orsakar Ivar oavsett om det är uppsåtligt, av vårdslöshet eller oaktsamhet

11. TEKNIK Teknisk utrustning får enbart tas i lokalerna med Ivars godkännande

Avbokningsregler för teknik skickas tillsammans med teknikofferten.

Önskar ni använda pyro, konfetti eller övriga effekter sker detta i samråd med ansvarig projektledare alternativt teknikchef.

Vid godkännande av Ivar för er som kund att använda konfetti, tillkommer det en extra städkostnad som debiteras fakturan.

Ivar Private Office & Meetings Västra Trädgårdsgatan 15 111 53 Stockholm

12. ALKOHOLPOLICY

Ivar har nolltolerans när det gäller intag av alkohol och droger hos samtliga underleverantörer och artister när de arbetar i Ivars lokaler. Ivar innehar serveringstillstånd och följer de regler och ramverk som ställs utifrån svensk alkohollagstiftning.

13. PRISPÅSLAG

Beställaren äger inte rätt att göra några påslag överhuvudtaget på avtalade priser. Ivar Stockholm AB förbehåller sig rätten att häva avtalet och avboka arrangemanget. De priser som är avtalade mellan beställaren och Ivar ska vara fullständigt transparanta gentemot eventuell tredje part

14. INTEGRITETSPOLICY Ivar följer de krav som Dataskyddsförordningen (GDPR) ställer på oss som personuppgiftsansvarig.

15.FORCE MAJEURE

Pandemi, Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig, liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför Ivar Stockholms kontroll, berättigar Ivar Stockholm AB att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

16.TVISTER För att lösa tvister eller oklarheter vid konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut. Ivar Stockholm AB är medlem i Visita.