World Trade Center

Att hålla ett möte eller en konferens på World Trade Center ger en upplevelse som kombinerar elegans, funktion och flexibilitet. De moderna och stiliga lokalerna är utformade för att skapa en inspirerande och produktiv miljö, oavsett om du arrangerar ett intimt frukostmöte, en workshop eller en stor konferens. Med möjlighet att rymma upp till 1 200 deltagare erbjuder WTC lokaler som passar alla typer av evenemang. Här kan du välja mellan flera olika mötesrum och eventlokaler som alla kan anpassas för att passa just dina behov. Den flexibla miljön gör det möjligt att skapa en atmosfär som stöder både fokuserade arbetsmöten och större interaktiva sessioner. Med toppmodern teknik och en noggrant designad inredning, blir varje möte både bekvämt och effektivt – en plats där både kreativitet och produktivitet får blomma.

Maten är en självklar del av upplevelsen. Säsongsanpassade menyer och råvaror av högsta kvalitet ser till att varje måltid – vare sig det handlar om en lättare lunch eller en elegant middag – kompletterar evenemangets karaktär. WTC erbjuder både bufféer och sittande middagar, och anpassar menyn för att passa alla smakpreferenser och eventets stil.

Med en passion för service ser personalen på World Trade Center till att varje möte och konferens genomförs utan problem. Deras stora erfarenhet och noggrannhet gör att varje detalj tas om hand, så att du kan fokusera på det viktiga. Teamet finns till hands för att hjälpa till med allt från tekniska lösningar till att anpassa evenemanget efter dina önskemål, och säkerställer att du får den bästa möjliga upplevelsen.

Arrangemangsbeställning

Efter det att World Trade Center Stockholm AB (WTC) erhållit bokningen av beställaren skickar WTC en orderbekräftelse, som skall återbekräftas av beställaren.

Senast nio arbetsdagar före arrangemangets början skall beställa­ren tillhandahålla WTC uppgift om antal deltagare, tidpunkter för måltider samt eventuella tillkommande önskemål utöver vad som framgår av orderbekräftelsen. Samtidigt skall beställaren lämna konferensprogram, utställarförteckning och uppgifter om den utrustning som behövs.

Avbokningsregler

New York

Sker av-/ombokning senare än tre månader före konferensstart debiteras 50 procent av lokalhyran.

Sker av-/ombokning senare än två månader före konferensstart debi­teras 100 procent av lokalhyran.

Övriga konferens- och festlokaler

Sker av-/ombokning senare än två månader före arrangemangsstart debiteras 50 procent av lokalhyran.

Sker av-/ombokning senare än en månad före arrangemangsstart debiteras 100 procent av lokalhyran.

Utställningsytor

Sker avbokningen senast tolv månader före första utställnings­dagen debiteras ingen hyra.

Sker avbokningen senast sex månader före första utställnings­dagen debiteras 25 procent av lokalhyran.

Sker avbokningen senast två månader före första utställnings­dagen debiteras 50 procent av lokalhyran.

Sker avbokningen senare än två månader före första utställ­ningsdagen debiteras 100 procent av lokalhyran.

Vid avbokning/justering av antal mer än 3 veckor före arrangemangsdagen utgår ingen debitering.

Vid avbokning/justering av antal senare än 3 veckor före arrangemangsdagen debiteras 50 procent av det avbokade värdet.

Vid avbokning/justering av antal senare än 2 veckor före arrangemangsdagen debiteras 75 procent av det avbokade värdet.

Vid avbokning/justering av antal senare än 1 vecka före arrangemangsdagen debiteras 100 procent av bokningsvärdet.

Övrigt

Om WTC härutöver haft särskilda kostnader till följd av beställningen skall dessa till fullo ersättas av beställaren.

Sker av-/ombokning, äger WTC alltid rätt att tillgodo­göra sig eventuell anmälningsavgift eller förskottsbetalning.

Betalningsvillkor

Utställningsytor

I samband med att vi erhållit Er definitiva bokning/signerat kontrakt, faktureras en anmälningsavgift på tio procent av hyresbeloppet, dock lägst 10 000 kr, som skall vara betalt senast tre månader före första inflyttningsdagen. Samtidigt faktureras resterade hyresbelopp, vilket skall vara betalt senast en månad före första inflyttningsdagen. Beställaren får inte ta utställnings­ytorna i anspråk förrän hyresbeloppet är till fullo betalt.

Konferenslokaler

Arrangemangspriset faktureras direkt efter arrangemangets slut och skall vara WTC tillhanda inom 30 dagar från fakturans datum. WTC har även rätt att förskottsfakturera 30 till 100 procent av uppskattat totalbelopp vilket skall vara betalt senast en månad före arrangemangsstart.

Festvåning

I samband med definitiv bokning faktureras 30 procent av uppskattat totalbelopp som skall vara betalt senast en månad före dag för arrangemang. Ytterligare 20 procent av uppskattat totalbelopp skall vara betalt senast två veckor före arrangemangsstart. Resterande belopp faktureras efter arrangemanget med betalningsvillkor 30 dagar.

Dröjsmål med betalning

Vid dröjsmål med betalning debiteras dröjsmålsränta. Vidare äger WTC rätt att debitera påminnelseavgift samt eventuella inkassokostnader.

Vid dröjsmål med betalning av anmälningsavgiften i mer än trettio dagar äger WTC rätt att häva avtalet.

Prisändring

WTC reserverar sig för eventuella prisändringar. Om kostna­derna för anskaffning eller tillhandahållande av överenskomna varor eller tjänster skulle öka till en följd av höjda skatter, deval­vering, myndighetsbeslut eller därmed jämförbara omständig­heter är WTC berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.

Ansvar mm

Beställaren förbinder sig att väl akta bokat utrymme och utrust­ning samt att tillse att utrymmet och utrustningen återlämnas i oförändrat skick. Beställaren skall svara för och ersätta samtliga skador på utrymme och utrustning med undantag för eventuella skador som vållats av WTC eller någon för vilken WTC svarar. Beställaren ansvarar för alla skador på utställda föremål, deko­rationer och allt övrigt material liksom för skador som åsamkats utställare, konferensdeltagare eller annan.

Beställaren förbinder sig att ansvara för att samtliga gällande lagar, förordningar och bestämmelser i övrigt, avseende t ex brandskydd, arbetsmiljö, arbetarskydd och hantering av vissa varor iakttas i samband med arrangemanget. Beställaren är ersätt­ningsskyldig för alla skador som kan uppstå till följd av att sådana bestämmelser inte iakttas.

Ansvarsbegränsningar

Eventuellt skadeståndsansvar för WTC skall inte omfatta indi­rekt skada eller följdskada (innefattande bl. a produktions- och inkomstbortfall, annan skada i näringsverksamhet, skada på annan egendom, anspråk från utomstående mm) eller skada som inte rimligen kunnat förutses av WTC.

WTC:s skadeståndsansvar gentemot beställare är begränsat till 50 000 kr per bokning oavsett omfattningen av de skador som inträffat.

Försäkring

WTC svarar för att av WTC upplåtet utrymme samt av WTC tillhandahållen utrustning är försäkrade mot brand och vatten. Beställaren svarar för utställda föremål, dekorationer och övrigt material. Beställaren bör därför teckna egen försäkring samt, i förekom­mande fall, rekommendera utställare eller annan att teckna försäkring för sådan egendom.

Force majeure

Arbetskonflikt, blixtnedslag, eldsvåda, myndighetsbestämmelse, inskränkningar i leveranser samt fel i eller försening av presta­tion från underleverantör eller annan omständighet som WTC inte rimligen kunnat råda över eller förutse berättigar WTC att häva avtalet utan skyldighet att härför utge skadestånd i någon form.

Ordningsföreskrifter

För utställningsytorna gäller särskilda ordningsföreskrifter som beställaren och eventuella utställare åtar sig att ta del av och att följa.

Övrigt

I övrigt gäller av Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare (SHR) uppställda regler.