BaneGaardenØkologisk landsby og gastronomisk samlingspunkt

Reservationsbetingelser Banegaarden

Reservationsgebyr

• BaneGaarden opkræver et reservationsgebyr ved reservation af arrangementer:
• Gebyret vil være på 25%, ved reservationer under 75.000 kr. ex moms
• Gebyret vil være på 33%, ved reservationer på 75.000-249.000 kr. ex moms
• Gebyret vil være på 50%, ved reservationer over 250.000 kr. ex moms
• Reservationsgebyret tilbagebetales IKKE i tilfælde af aflysning efter bekræftelse af reservationen. Beløbet fratrækkes den endelige faktura, som tilsendes umiddelbart efter afholdelse af arrangementet.

Endeligt antal og kosthensyn

• BaneGaarden skal kende det endelige antal deltagere senest 14 dage før datoen for selskabet. Evt. kosthensyn skal være Banegaarden i hænde 14 dage før, hvis disse skal imødekommes.
• Kosthensyn vi skal imødekomme på dagen, hvis muligt, vil være mod tillæg på 250,00 kr. pr. person. 

Nedjustering

• Der kan nedjusteres med op til 10% kuverter fra det kuvertantal, der oprindeligt er booket til ved indgåelse af endegyldig aftale og fremsendelse af reservationsgebyr.
• Mindste antal er dog xxxx personer.

Opjustering:

• Ved en evt. opjustering 10 hverdage før arrangementet, fastlåses antallet af deltagere endeligt og dette antal vil der faktureres for. Godkender BaneGaarden opjustering af deltagerantallet, efter tidsfristen, bliver dette lagt oveni fakturaen. Bliver deltagerantallet nedjusteret efter tidsfristen, vil dette ikke blive fratrukket den endelige faktura.

Tidsramme og adgang til lokalet

• Vi beder jer venligst respektere den bookede tidsramme for jeres arrangement, da vores personale og dagens logistik er nøje planlagt ud fra de aftalte tider.
• Adgang til lokalet gives tidligst 30 minutter før den bookede starttid til mødeleder eller vært for arrangementet. Mødedeltager/gæster er først velkommen fra lokaleleje start. 
•  Ønsker I tidligere adgang, skal dette aftales og tilkøbes på forhånd – senest 1 måned før afholdelse.
• Personalet forbeholder sig til enhver tid retten til at afvise adgang, hvis I ankommer tidligere end den aftalte adgangstid.
• Ved overskridelse af det bookede sluttidspunkt forbeholder vi os retten til at afslutte arrangementet og lukke ned, da der ofte skal ske klargøring og opsætning til næste booking
•  Overtrædelser af den aftalte tidsramme – både før og efter – vil medføre et gebyr for ekstra tidsforbrug og personaleressourcer, hvilket vil fremgå af den endelige faktura.
• Vær desuden opmærksom på, at personalet har planlagte opgaver før, under og efter arrangementet. Benytter I deres tid i væsentlig grad uden for de planlagte opgaver, kan det påvirke afviklingen og skabe forsinkelser – både for jeres arrangement og for efterfølgende gæster.

Annullering af arrangement:

For reservationer under 75.000 kr. ex. moms

• 50% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 90-30 dage før afholdelse.
• 75% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 30-14 dag før afholdelse.
• 100% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 14 dag før afholdelse.

For reservationer på 75.000-249.000 kr. ex. moms

• 50% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 120-90 dage før afholdelse.
• 75% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 90-30 dag før afholdelse.
• 100% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 30 dag før afholdelse.

For reservationer over 250.000 kr. ex. moms

• 50% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 150-120 dage før afholdelse.
• 75% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 120-60 dag før afholdelse.
• 100% af samlet beløb betales hvis reservationen aflyses inden for 60 dag før afholdelse.

Restriktioner fra myndighederne:

Hvis selskabet/arrangementet ikke kan afholdes grundet myndighedernes restriktioner, kan vi tilbyde at udsætte selskabet til en senere dato inden for et år til uændret pris.

Alternativt kan arrangementet aflyses og faktura på 50% fremsendes.

Betalingsfristen ved fremsendt faktura er 8 dage, medmindre andet er aftalt.

Husorden og betingelser

• Gæster på BaneGaarden bedes altid udvise respekt for øvrige gæster – bemærk venligst, at BaneGaarden er offentlig tilgængelig for andre gæster, hvis ikke andet aftales.
• Af- og pålæsning af egne eller leverandørers varer, genstande eller udstyr skal venligst ske ved indgangen til Banegaarden, på vejen hvor Banegaardens lader begynder / ved siden af den offentlige parkeringsplads. Adresse: Otto Busses vej 101 

Af hensyn til sikkerhed og drift er det ikke tilladt at køre længere frem i området i forbindelse med af- eller pålæsning.

Vi beder alle respektere denne retningslinje, da overtrædelse kan medføre påtale eller sanktioner i henhold til gældende adgangsregler.

• Af brandmæssige hensyn er det IKKE tilladt at ryge på BaneGaarden hverken inde eller ude. Rygning skal foregå uden for BaneGaardens arealer.
• Et selskab på BaneGaarden forudsætter altid forplejning fra BaneGaarden, uden andet er aftalt; egen forplejning i form af mad og/eller drikke må derfor ikke medbringes.
• Opstår der skader på inventar, forbeholder BaneGaarden sig retten til at kræve erstatning herfor efter endt arrangement.
• Leje af område/lokale omfatter almindelig oprydning/rengøring. Ved ”uheld” som fx opkast, forbeholder BaneGaarden sig retten til at fremsende et gebyr for ekstra rengøring.

• Skulle den tidsramme der til det bekræftede arrangement overskrides, må der påregnes et tillæg på det ekstra tidsforbrug på den endelige faktura. 
• Toiletter forefindes udenfor ved caféen og ved Perron og disse dele med øvrige gæster. Der er også adgang til handicaptoilet og skiftebord. Det er ikke tilladt at urinere i det fri og BaneGaarden forbeholder sig retten til at fremsende et gebyr for ekstra rengøring ved overtrædelse.
• BaneGaardens personale har til hver en tid, ret til at lukke arrangementet eller bortvis gæster, hvis der opstår tumult.
• Da der vil være øvrige selskaber på BaneGaarden (medmindre andet er aftalt), bedes gæsterne respektere et rimeligt lydniveau for fx musik under arrangementet (BaneGaardens personale kan bede om at skrues ned for musikken om nødvendigt).
• Aftalt tidsrum for arrangementet, bedes venligst overholdes – både før og efter arrangementet – af hensyn til andre gæster og BaneGaardens personale.
• Mad og drikke fra et afholdt selskab på BaneGaarden, må ikke medtages efter endt selskab, undgå andet er aftalt.
• BaneGaarden har ikke AV-personale tilknyttet til betjening af projektorer og lærred i BaneGaardens lokaler. Betjening af projektor og lærred er på kundens eget ansvar. Bemærk der er ikke lyd tilkoblet projektoren. Skal dette bruges, skal det lejes af kunden selv.
• Dekoration af vægge, træsøjler, facader mm på BaneGaarden i forbindelse med selskaber, skal godkendes af BaneGaarden inden opsætning.