Clarion Hotel Air

Clarion Hotel® Air på Utsolaarmen 16, 4055 Sola, erbjuder stilfulla och flexibla lokaler som passar perfekt för allt från intima sällskap till stora festarrangemang. Med modern design, professionellt ljud och belysning samt plats för upp till 1150 gäster skapar hotellet ramen för en oförglömlig fest. Köket serverar säsongsbaserade menyer med fokus på smak och kvalitet, och baren bidrar till en trevlig avslutning på kvällen. Hotellet ligger bara ett par minuter från Stavanger flygplats, vilket gör det idealiskt för tillresta gäster. Det finns goda parkeringsmöjligheter för både bil och buss, och i närområdet finns både strand, golfbana och shoppingmöjligheter. Övernattning erbjuds i moderna rum med all komfort, så att gästerna kan njuta av hela upplevelsen från början till slut.

Generelle betingelser ved bestilling av arrangementer. Alle prisene i vedlegget er inklusiv merverdiavgift Med mindre annet er avtalt gjelder følgende generelle betingelser. En skriftlig avtale må foreligge ved avvik fra denne.

1. Gjennomføring av arrangementet For å sikre gjennomføringen av deres arrangement, ber vi om at vi kontaktes for en gjennomgang av programmet før det distribueres til målgruppen. På den måten kan vi være behjelpelige med å sikre at gjennomføringen blir ivaretatt når det gjelder hotellets muligheter og begrensninger.

2. Program/navnelister/møteoversikt Endelig program, navneliste i henhold til hotellets egen mal og møteoversikt må være mottatt av hotellet senest 14 dager før ankomst. Gi eventuell beskjed om gjester som ønsker rom for allergikere eller personer med funksjonsnedsettelser. Hvis hotellets egen mal til navneliste ikke benyttes kommer det et tillegg for manuell håndtering på kr. 50,- per navn som må legges inn. Se vedlagt liste i kontrakt, eller etterspør liste

3. Avbestilling og reduksjon Disse avtalevilkårene gjelder som kontrakt for arrangementer ved Clarion Hotel Air. Hensikten er å bringe klarhet i avtaleforhold, slik at vi kan betjene våre kunder best mulig. Gjelder bankett/middag/rom/dagpakker/helpensjon/mat.

For arrangementer med 80 personer eller flere Inntil 120 dager før kan hele arrangementet kanselleres Inntil 60 dager før kan opptil 50 % kanselleres eller endres Inntil 30 dager før opptil 25 % kanselleres eller endres Inntil 14 dager før opptil 5 % kanselleres eller endres

For arrangementer med færre enn 80 personer Inntil 60 dager før før kan hele arrangementet kanselleres Inntil 30 dager før opptil 25 % kanselleres eller endres Inntil 14 dager før opptil 5 % kanselleres eller endres.

Endringer og avbestillinger må meddeles hotellet skriftlig. Respekteres ikke ovennevnte frister for avbestilling/endringer vil opprinnelig bestilling bli belastet med fulle priser. Andre avbestillingsfrister må avtales skriftlig med hotellet. Redusering gjelder fra kontraktens opprinnelige verdi.

Prisen som er gitt er forbeholdt forespurt antall. Ved betydelige endringer i antall eller periode, forbeholder vi oss retten til å øke prisen eller endre lokaliteter.

4. Ansvar for deltaker-regninger Kursarrangøren er ansvarlig for alle ikke oppgjorte deltaker-regninger. No-show fakturaer sendes alltid til arrangør og ikke ut til hver deltaker. Dette gjelder for rom som er booket direkte av arrangøren. Hotellrom booket av deltakeren selv med bookingkode betales selv av deltakeren.

5. Disponering av værelser Vi ber om at det informeres vedrørende ankomsttid for gjestene. Vi skal gjøre alt vi kan for at gjesterommene er innsjekkings klare fra kl. 15.00 ankomstdagen. Rommene kan disponeres til kl. 12.00 avreisedagen. Vennligst informer dine gjester om dette.

6. Messer og utstillinger Hotellet skal på forhånd godkjenne oppheng av utstillingsmateriale og plakater. Rengjøring eller utbedring av skader vil om nødvendig bli belastet. Ved utstilling av stands etc. i fellesområder, belastes det en leie pr. stand pr. dag for inntil 3 x 2 meter. Skulle det være ønskelig å dele ut smaksprøver på messer skal dette avtales med ansvarlig kontaktperson på Clarion Hotel Air. Dette gjelder også hvis kunden ønsker å medbringe sponsede varer. Alt materiell som sendes hotellet fra utlandet må merkes med bestiller som mottaker og Clarion Hotel Air som leveringsadresse. Dette fordi det tilkommer moms og i enkelte tilfeller toll på slikt gods. Dette dekkes ikke av hotellet. Avsender er selv ansvarlig for at alle avgifter blir betalt i god tid, slik at materiellet kan utleveres til hotellet i forkant av arrangementet. Vi har svært begrenset lagringsplass. Bestiller må kontakte oss i forkant for å gjøre avtale om forsendelse og oppbevaring av utstyr. Hotellet tar ikke på seg ansvaret for arrangørens eller utstillerens eiendeler og utstyr. Forsendelse av pakker og materiale til møter, skal leveres til hotellets varemottak. Vi gjør oppmerksom på at alle forsendelser må være merket med arrangementets navn, kontaktperson og dato for møtet! Vi anbefaler at det tegnes en egen forsikring på dette. Hotellets erstatningsansvar er begrenset til det som følger av alminnelige norske erstatningsregler. Vi tar ikke ansvar for forsendelser og utstyr som ikke er avtalt på forhånd. Det samme gjelder når utstyr skal sendes fra hotellet. Ved noen anledninger kan det være nødvendig med innleid kjølekapasitet. Dette bestilles og betales av arrangør. Hotellet har begrenset renovasjons muligheter og det kan derfor bli nødvendig med ekstra tilgang på renovasjon ved større eventer/utstillinger. Arrangør er ansvarlig for at materiell blir renovert på riktig måte. Hotellet er gjerne behjelpelige med å sette arrangør i kontakt med lokale bedrifter. Det er arrangør som er ansvarlig for bestilling og betaling direkte med eksterne operatørene.

7. Skade Arrangøren er ansvarlig for skade som blir påført av sine ansatte medarbeidere. For konferansedeltakere vises det til vanlige erstatningsrettslige prinsipper der skadevolder er ansvarlig for egne handlinger som er foretatt. Arrangør vil være behjelpelige med å identifisere skadevolder og vil kunne oppgi kjente personalia.

8. Parkering Rogaland Parkering har 360 parkeringsplasser under og ved siden av hotellet. Ved innkjøring er det skiltgjenkjenning, betaling kan gjøres i Easypark appen, på automat eller via QR-koden som du finner på skilt i nærheten av parkeringsplassen.

9. Øvrige priser 9.1 Utstyr & tjenester Utstyr og tjenester som ikke er tilgjengelig på hotellet må leies inn eksternt, og vil viderefaktureres kunden mot et tillegg på 15%. Pris på forespørsel.

9.2 Tekniker Vi vet at det tekniske er et av de viktigste elementene for et vellykket konferanse. Vi krever tekniker ved arrangement i Air One eller deler av Air One. Vi er behjelpelig med å innhente tilbud på teknikker. Er det ønskelig å ha med egen tekniker, skal dette godkjennes på forhånd av hotellet.

9.3 Middag i eget lokale Ved konferansermiddager i eget lokale vil det tilløpe en kostnad på minimum 5000 kr, dette gjelder ikke i hotellets restaurant. Vi rigger lokalet med stoler og bord. Bordene pyntes av hotellet med hvite duker, lys og dekkes med servietter, bestikk og glass. Eventuell annen pynt/oppdekning av bord, og lokalene for øvrig står selskapet for selv. Hotellets personal står for rydding underveis og etter selskapet. Andre ikke forhåndsavtalte oppdrag som hotellets personale må bistå med underveis, kan medføre tillegg i pris.

9.4 Omrigg av lokaler Ved konferanse og konferansemiddag anbefaler hotellet et oppsett som vil kunne benyttes dagtid og kveldstid. Skulle kunden ønske forskjellige oppsett vil det tilkomme et omriggstillegg (Omrigg tilsies at det er nok tid til at dette kan gjennomføres).

9.5 Bar Egen bar og bartender etter avtale. Minimum omsetning for egen bar er 5000,-

9.5 Konfetti Ved bruk av konfetti tar hotellet et rengjøringsgebyr på 3000,- pr brukte konfettikanon

10. Vakthold i forbindelse med større banketter Hotellet forbeholder seg retten til å leie inn vakthold i forbindelse med banketter/arrangementer fra 100 personer og oppover for å ivareta sikkerheten rundt arrangementet og for oppsyn med skjenkebevilling. Kostnader til vakthold posteres på arrangørens regning. Priser er fra 850,- pr. vakt pr. time. En vakt pr. 100 gjester

11. Generell prisjustering Alle priser er oppgitt i NOK. Hotellet tar forbehold om prisøkninger ved økte skatter og avgifter. Ved kontrakter inngått mer enn 1 år frem i tid, forbeholder hotellet seg i retten til en indeksregulering av prisene.

12. Pakkepriser Kurs/konferanse utgifter skal betales kontant med godkjente betalingskort eller via faktura (se punkt 13).

12.1 Dagpakker Dagpakker er en møtepakke for dagsmøter med minimum 15 personer. Dagpakken kan brukes over en dag og elementer av pakken kan ikke trekkes ut. Oppgjør må skje på fellesregning til arrangøren. Andre betingelser må avtales spesielt. Når det er flere enn 50 gjester til lunsj, serveres det lunsjbuffet. Er det færre gjester, serveres det en deilig 2-retters lunsj.

12.2 Middag Pris på festmiddag avhenger av hvilken meny som blir valgt og prisen er derfor veiledende. Allergener/spesielle diettbehov/endringer sendes 14 dager før ankomst slik at vi har mulighet til å tilrettelegge. Ved senere innlevering av informasjon vil det tilkomme en ekstra kostnad på 125,- pr person.

13. Betaling/depositum/bankgaranti Vi forbeholder oss retten til å be om et depositum/bankgaranti ved store arrangementer. Private arrangementer og ikke kredittverdige firma eller foreninger må være forhåndsbetalt 14 dager før ankomst. Det skal på forhånd søkes om kreditt fra hotellet. Vi forbeholder oss retten til å foreta en kredittsjekk av alle søknader. Vi beregner oss et faktureringsgebyr på kr. 120,- pr. sendte regning. Kredittbeløpet faktureres ved avreise og forfaller pr. 10 dager netto. Bestiller er ansvarlig for kostnader i henhold til bestilling. Kontant betaling/kredittkort kreves dersom ikke annet er avtalt. Oppgjørsformen for dagpakker må være fellesregning. Det kan på forhånd avtales kreditt med hotellet, dette må gjøres skriftlig. Vi forbeholder oss retten til å be om et depositum/bankgaranti ved større arrangementer. Ved for sen betaling belastes normal morarente. For viderefakturering av eksterne leveranser blir det belastet et servicegebyr på 15 %

14. Merverdiavgift Clarion Hotel Air forholder seg til merverdiavgiftsloven. For hotell er det følgende satser; 12 % merverdiavgift på leie av lokaler 12 % merverdiavgift på hotellrom 25 % merverdiavgift på mat Vi forholder oss til retten å endre mva satser dersom loven blir justert.

15. Force Majeure Hendelser utenfor hotellets kontroll, så som (men ikke begrenset til) streik, lockout, brann, pandemi etc. gir hotellet rett til å heve avtalen uten erstatningsansvar. Ved norske myndigheters restriksjoner (les: påbud/forbud) på ankomstdato for ditt arrangement, og som umuliggjør gjennomføring ihht kontrakt, vil gjensidig force majeure gjelde.

Bekreftelse Kunden aksepterer ovenstående betingelser og innhold i medfølgende bekreftelse av mottatt tilbud fra Clarion Hotel Air.